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成都會(huì)議籌備具體有哪些步驟?
作者:admin 發(fā)布日期:2021/12/13 10:33:16
會(huì)議是各單位部署工作的重要手段,會(huì)務(wù)工作質(zhì)量與水平的高低直接影響到?jīng)Q策及其落實(shí)的效果。會(huì)議活動(dòng)的籌辦涉及到會(huì)前籌備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后總結(jié)三個(gè)階段。

一階段:成都會(huì)前籌備階段。大致要有16個(gè)重點(diǎn)步驟:

1.擬訂會(huì)議方案。會(huì)議方案是組織安排會(huì)議的總綱,是會(huì)議意圖、目標(biāo)、計(jì)劃實(shí)施的書面表現(xiàn)形式。內(nèi)容包括:會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、議程、擬請出席領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報(bào)道、食宿行安排、安全保衛(wèi)及職責(zé)分工等。制訂會(huì)議方案要堅(jiān)持復(fù)雜程序簡明表述、簡單問題慎重對待的原則,增強(qiáng)方案的指導(dǎo)性和可操作性。方案報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后,要立即召集相關(guān)單位負(fù)責(zé)人召開協(xié)調(diào)會(huì),對各項(xiàng)任務(wù)逐項(xiàng)分解落實(shí)。

2.起草、審核會(huì)議通知。會(huì)議通知是會(huì)議組織者向參會(huì)人員傳遞會(huì)議信息的主要方式,也是參會(huì)人員反饋信息的前提和條件。起草會(huì)議通知要做到表述準(zhǔn)確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。通知的內(nèi)容包括:會(huì)議名稱、主送單位、主要內(nèi)容、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、參會(huì)范圍、報(bào)名要求、有關(guān)事項(xiàng)等。會(huì)議通知一般由辦公室負(fù)責(zé)起草,然后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意。做好這項(xiàng)工作,關(guān)鍵在于落實(shí)會(huì)議審批制度與提高效率相結(jié)合,既要嚴(yán)格按程序逐級審核把關(guān),又要迅速及時(shí)。

3.下發(fā)會(huì)議通知。要把握好兩點(diǎn):一是及時(shí),使參會(huì)人員有充裕時(shí)間做好準(zhǔn)備;二是準(zhǔn)確,防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。在召開緊急會(huì)議需要電話通知時(shí),要注意語言的使用,避免出現(xiàn)“明天”“后天”等字眼,必要時(shí)說明“星期幾”,防止產(chǎn)生歧義。

4.落實(shí)與會(huì)人員。按照會(huì)議通知要求的時(shí)間,對與會(huì)人員逐一落實(shí)并做好登記,必要的進(jìn)行電話督促,統(tǒng)計(jì)匯總后拉出參會(huì)人員、請假人員名單,并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

5.協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和要求擬寫領(lǐng)導(dǎo)出席安排,報(bào)請主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,逐一進(jìn)行電話通知。內(nèi)容包括:會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報(bào)送,確保及時(shí)送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中。

6.預(yù)訂會(huì)議室。會(huì)議時(shí)間確定后,要立即與會(huì)議場所聯(lián)系溝通,協(xié)調(diào)預(yù)訂會(huì)議室,并安排做好先期準(zhǔn)備工作。

7.編印會(huì)議須知。與會(huì)者通過會(huì)議通知得到召開會(huì)議的信息,但會(huì)議的有關(guān)安排、要求,需要通過會(huì)議須知來了解和掌握。大型會(huì)議活動(dòng)需要編印會(huì)議須知,須知編排要求準(zhǔn)確、周密、合理、簡潔。內(nèi)容包括: 日程安排、與會(huì)人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時(shí)間、注意事項(xiàng)等。

8.制作會(huì)議證件。全市大型會(huì)議(現(xiàn)場會(huì)、紀(jì)委全會(huì)等)需要制作會(huì)議證件,包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等。證件制作要根據(jù)會(huì)議主題,從易于識別、方便管理、利于安全的原則設(shè)計(jì)制作。

9.布置主席臺(tái)。主席臺(tái)是會(huì)場的重點(diǎn)和中心部位,是會(huì)議性質(zhì)、規(guī)格和氣氛的集中體現(xiàn)。主席臺(tái)的布置要從會(huì)議性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)、主席臺(tái)大小以及方便領(lǐng)導(dǎo)出入席等方面綜合考慮。

10.制作會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)體現(xiàn)會(huì)議的主題,會(huì)標(biāo)制作一定要準(zhǔn)確無誤,并注意把握會(huì)標(biāo)的長度、字體與會(huì)場是否協(xié)調(diào)一致。

11.檢查音響和燈光。根據(jù)會(huì)議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置,并嚴(yán)格落實(shí)“三檢查”:布置會(huì)場時(shí)檢查;會(huì)前半小時(shí)檢查;會(huì)前十分鐘檢查。某些法定會(huì)議播放《國歌》《國際歌》,要提前進(jìn)行演練并做好備份,確保萬無一失。檢查會(huì)場內(nèi)是否有燈泡損壞,如有損壞,提前進(jìn)行更換,有投影演示時(shí)需及時(shí)調(diào)節(jié)燈光。

12.編制座區(qū)圖,擺放座簽。根據(jù)統(tǒng)計(jì)整理后的與會(huì)人員名單,合理安排與會(huì)人員的會(huì)場座次。座區(qū)圖和座簽認(rèn)真核對,防止遺漏、重復(fù),防止出現(xiàn)錯(cuò)別字。

13.組織調(diào)度會(huì)議用車。地點(diǎn)偏遠(yuǎn)或有統(tǒng)一乘車安排時(shí),一般要借用或租用車輛。要安排專人負(fù)責(zé)車輛的召集和調(diào)度,車輛較多時(shí)要編排乘車分組,并對車輛進(jìn)行編號。

14.安排新聞報(bào)道。需要新聞報(bào)道的會(huì)議,協(xié)調(diào)宣傳等部門提前通知有關(guān)新聞單位。

15.安排會(huì)場警衛(wèi)和交通疏導(dǎo)。大型的會(huì)議,要通知信訪部門,協(xié)調(diào)公安機(jī)關(guān)和交警部門做好會(huì)場警衛(wèi)及交通疏導(dǎo)工作,防止會(huì)議過程中出現(xiàn)意外情況。規(guī)模較大的會(huì)議,由于到會(huì)車輛較多,要安排交警到會(huì)場附近進(jìn)行交導(dǎo)。

16.其它保障。會(huì)前與供電部門、電信公司等溝通聯(lián)系,安排保電、保網(wǎng)絡(luò)任務(wù),同時(shí)安排會(huì)議場所進(jìn)行內(nèi)部檢修。會(huì)議過程中還需安排專人值班,以便應(yīng)對突發(fā)情況。

二階段:會(huì)中服務(wù)階段。大致有6個(gè)重點(diǎn)步驟:

17.組織會(huì)議報(bào)到。會(huì)議報(bào)到是與會(huì)人員身份再確認(rèn)的過程,是與會(huì)人員領(lǐng)取會(huì)議證件、文件材料、辦理住會(huì)手續(xù)的必要環(huán)節(jié)。通過報(bào)到能及時(shí)使與會(huì)人員了解會(huì)議安排,掌握會(huì)議動(dòng)態(tài),同時(shí)也能使會(huì)議組織者及時(shí)知曉與會(huì)人員情況。會(huì)議報(bào)到工作要求熱情周到、迅速準(zhǔn)確、有條不紊。

18.分發(fā)會(huì)議材料。會(huì)議材料可以在會(huì)前通知各單位派人領(lǐng)取,也可以在會(huì)場簽到處一并發(fā)放,或是提前放置到與會(huì)人員桌上。要做到“三不”:即不錯(cuò)一字;不漏一份;不掉一人。對擺放在主席臺(tái)上的材料,要從頭到尾檢查順序和頁碼,確保不出差錯(cuò)。

19.與音響師對接。準(zhǔn)備一套會(huì)議材料,包括會(huì)議的主持詞交音響師,以方便其把握議程安排與音響的調(diào)配。

20.會(huì)議值班。會(huì)議值班的作用是收集和發(fā)送有關(guān)會(huì)議的信息,協(xié)調(diào)處理會(huì)議期間各項(xiàng)工作和突發(fā)事件,落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)等。安排一人在會(huì)場內(nèi)、一人在會(huì)場外值班,及時(shí)溝通情況,確保聯(lián)系暢通。值班人員要時(shí)時(shí)將會(huì)議的實(shí)際進(jìn)展情況與會(huì)議議程進(jìn)行對比,掌握會(huì)議進(jìn)程。

21.會(huì)場服務(wù)。提醒工作人員定時(shí)供應(yīng)茶水,巡回檢查會(huì)場內(nèi)的音響、燈光、室溫、通風(fēng)、屏蔽等情況,發(fā)現(xiàn)問題迅速補(bǔ)救。遇到特殊情況需要向會(huì)議主持人匯報(bào)時(shí),要采取靈活的方式處理,最大限度地減少對會(huì)議的影響。

22.維護(hù)會(huì)場秩序。會(huì)場秩序包括會(huì)場外秩序和會(huì)場內(nèi)秩序。會(huì)議召開時(shí),在會(huì)議室門口安排專人值班,防止無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場,禁止大聲喧嘩。發(fā)現(xiàn)會(huì)場內(nèi)不遵守紀(jì)律的行為,予以提醒和制止,要注意做到言辭溫和有禮,態(tài)度嚴(yán)肅認(rèn)真,行動(dòng)不慍不火。會(huì)議開始后安排專人到會(huì)場清點(diǎn)人數(shù),對遲到、缺席者進(jìn)行登記。

三階段:會(huì)后總結(jié)階段。大致有2個(gè)重點(diǎn)步驟:

23.會(huì)議資料總結(jié)歸檔。會(huì)后將會(huì)議所有文件包括會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議須知、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話等收集起來,按順序裝訂成冊,以備查考。有些會(huì)議還要做好錄音、錄像資料的收集整理。根據(jù)保密原則,對需回收的會(huì)議材料要逐份清查回收。

24.及時(shí)梳理總結(jié)。分析總結(jié)會(huì)務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),找出規(guī)律性的東西,以指導(dǎo)做好今后的會(huì)務(wù)工作。注意收集參會(huì)人員對會(huì)務(wù)工作的意見,虛心采納、整改提高。有的會(huì)議還有需要貫徹落實(shí)的意見,及時(shí)匯總綜合,形成工作情況通報(bào)。


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